Arrangera evenemang
En guide till föreningar, företag och privatpersoner som vill arrangera minnesvärda evenemang i Värnamo kommun.
Vi är här för att ge dig stöd, tips och vägledning i din planering för att du ska kunna skapa ett väl genomfört, besökt och säkert evenemang.
Datum och tid för evenemang
När du planerar ditt evenemang är det klokt att först se vad som redan händer i kommunen. Genom att välja rätt datum ökar du dina chanser att nå fler besökare och undvika krockar med andra arrangemang.
Se aktuella evenemang i vårt evenemangskalender
Tänk på att många evenemang kräver tillstånd. Handläggningstiden kan i vissa fall vara upp till sex månader, så var ute i god tid.
Lokal eller plats för ditt evenemang
Värnamo kommun erbjuder flera lokaler och evenemangsytor för uthyrning. Bokning görs via kommunens webbplats.
Kommunen tar ut en avgift för att använda en offentlig plats.
Om det är första gången du bokar en lokal på Värnamo kommuns webbplats behöver du skapa en inloggning. Efter bokning skickas en bekräftelse via e-post inom 48 timmar.
Är ditt event i anslutning till stadskärnan?
Planerar du ett arrangemang i centrum? Kontakta gärna Värnamo City för dialog kring samverkan och samarbeten.
Kontakt Värnamo City: matina@varnamocity.se
Evenemang i Gummifabriken
Gummifabriken erbjuder flexibla lokaler och stöd inom teknik, ljud, ljus, mat, dryck, biljetthantering och marknadsföring.
Kontakt Gummifabriken:
info@gummifabriken.se
0370-30 59 00
Tillstånd – vad behöver du söka?
När tid och plats är bestämd är det dags att se över vilka tillstånd som krävs.
De flesta evenemang kräver polistillstånd. I vissa fall räcker det med en anmälan. Din ansökan kan skickas vidare till kommunen eller andra myndigheter för yttrande, och ibland behöver den kompletteras.
Läs mer på Polisens webbplats: Söka tillstånd | Polismyndigheten
Evenemang som kräver tillstånd
Offentlig tillställning; till exempel idrottsevenemang, danstillställningar, marknader, loppisar, mässor, festivaler
Allmän sammankomst; till exempel demonstrationer, konserter, teater, cirkus, religionsutövning
Användning av offentlig plats. En offentlig plats är en plats som är öppen och tillgänglig för allmänheten, till exempel gator, torg, parker och vissa områden vid köpcentrum.
Till exempel tält, scener, uteserveringar, skyltar, bord inom detaljplanelagt område.
Evenemang som endast kräver anmälan
- Idrottsevenemang inomhus
- Konserter och danstillställningar inomhus på icke-offentlig plats
Beroende på evenemangets innehåll kan ytterligare tillstånd krävas.
Påverkan på trafik och omgivning
Ska ditt evenemang påverka vägar, gator eller människors vardag? Då kan du behöva särskilt tillstånd från kommunen, exempelvis vid trafikomledning eller avstängning.
Ansök om trafikanordningsplan
Tillstånd från Länsstyrelsen
Om ditt evenemang involverar fordon eller vatten behöver du ansöka om tillstånd hos Länsstyrelsen i Jönköpings län.
Livsmedelshantering
Ska du sälja eller servera mat? Kontakta kommunens livsmedelsinspektörer i god tid.
Servering av alkohol
Vid alkoholservering krävs tillstånd. Kontakta kommunens alkoholhandläggare.
Lotteri
Om en aktivitet avgörs av slumpen räknas det som lotteri och kräver oftast tillstånd.
Bygglov
Skyltar, inbyggda uteserveringar, kiosker eller matvagnar kan kräva bygglov. Kontakta kommunens bygglovshandläggare för vägledning.
Musikrättighter
Om du spelar musik under ditt evenemang behöver du betala en avgift som går till låtskrivare och artister.
Säkerhet – tänk efter före
Som arrangör ansvarar du för att evenemanget är tryggt och säkert för besökare, medverkande och funktionärer. Säkerhetsarbetet ska anpassas efter evenemangets storlek, plats och innehåll.
Tänk igenom om platsen är säker och om räddningstjänst kan ta sig fram vid behov. Fundera på hur publikflöden ska fungera så att trängsel undviks, särskilt vid entréer och scener. Kontrollera att el, tält och eventuell gasol är korrekt installerade och att det finns tillgång till brandsläckare och första hjälpen. Planera även för väderförhållanden som kraftig blåst, regn eller värme. Det ska vara tydligt vem som ansvarar för säkerheten och vem som kontaktar polis eller räddningstjänst om något händer.
Genom att tänka igenom olika situationer i förväg skapar du trygghet för både besökare och arrangörer. Vid större evenemang bör säkerhetsplaneringen dokumenteras.
Marknadsföring av evenemang
När ditt evenemang är planerat är det dags att börja marknadsföra ditt evenemang så att din publik hittar till dig och ditt event.
Att marknadsföra i flera kanaler kan ökar er synlighet. Använd sociala medier, affischer och informationsblad för att nå ut till fler. Vill du samarbeta med lokala företag? Hör av dig till närliggande lokaler och organisationer för samverkan och öka ditt evenemangs synlighet.
Gratis marknadsföring
Att publicera evenemang i vår evenemangskalender är helt gratis.
Du får en kostnadsfri marknadsföringskanal där ditt evenemang kan synas tillsammans med allt annat som sker i området, vilket stärker helheten och ökar din räckvidd.
Lägg in ert evenenemang i vår evenemangskalender
Gemensamt stärker vi destinationen
När kalendern är komplett och aktuell blir den ett värdefullt verktyg för invånare, besökare, evenemangsarrangörer och företag. Ju fler som bidrar, desto bättre kan vi visa upp allt som händer och desto attraktivare framstår platsen som vi bor och verkar på.
Hyra eller låna utrustning
För att ditt evenemang ska bli så bra som möjligt kan du hyra eller låna utrustning och resurser från olika aktörer i Värnamo. Här hittar du kontaktuppgifter för allt från välkomstflaggor och ståbord till ljud, ljus, el, vatten och funktionärer.
Välkommenflaggor, välkommenbanderoller och ståbord
Destinationsenheten via kontaktcenter 0370-37 70 00 kontaktcenter@varnamo.se
Ljud, ljus och tillbehör
Värnamo Musik
0370-150 15 info@varnamomusik.se
Instrument, backline, ljud och ljus
Värnamo kulturskola kulturskolan@varnamo.se
I många fall erbjuder kulturskolan en reducerad avgift i utbyte mot att ditt evenemang använder och synliggör deras logotyper under ditt event.
Kontakta Värnamo kulturskola för mer information. kulturskolan@varnamo.se
El och vatten
För evenemang som arrangeras i koppling till centrum kontakta Värnamo City
matina@varnamocity.se
Övriga evenemang som arrangeras i Värnamo kontakta Teknik- och fritidsförvaltningen via
Kontaktcenter 0370-37 70 00 kontaktcenter@varnamo.se
Toaletter
Vid större evenemang krävs ofta inhyrda toaletter. Det finns flera olika företag i Värnamo som hyr ut toaletter, som lätt går att hitta på webben.
Biljettförsäljning
Gummifabriken 0370-30 59 00 info@gummifabriken.se eller använd kommunens evenemangskalender. Kontakta destinationsenheten via
Kontaktcenter 0370-37 70 00 kontaktcenter@varnamo.se
Funktionärer
RF-SISU Småland smaland@rfsisu.se
Sök bidrag och stöd för evenemang
Det finns flera möjligheter att söka ekonomiskt stöd för evenemang, oavsett om du är företag, förening eller privatperson.
Kommunalt stöd för kultur- och fritidsevenemang
Föreningar kan ansöka om bidrag för offentliga kultur- och fritidsevenemang.
Kontakta kulturförvaltningen via kontaktcenter för aktuella riktlinjer och ansökningsblanketter. Kontaktcenter 0370-37 70 00 kontaktcenter@varnamo.se
Sök evenemangsbidrag
Större evenemang som bidrar till ökat antal gästnätter och medial uppmärksamhet kan ansöka om särskilt evenemangsbidrag via Destinationsenheten.
Kontakta Destinationsenheten via kontaktcenter 0370-37 70 00 kontaktcenter@varnamo.se
Evenemangsstöd via Region Jönköping
Större evenemang med regional betydelse kan söka stöd via Region Jönköpings län.
Ansök om evenemangsstöd via Region Jönköpings webbplats.
Projektstöd genom Leader
Leader Linné Småland erbjuder projektstöd till initiativ som främjar lokal utveckling och engagemang. Här kan exempelvis föreningar och organisationer söka stöd för utvecklingsprojekt som stärker bygden.
Mer information och ansökan finns på Leader Linnés webbplats:
Civilsamhällesportalen – hitta fler bidrag till din förening
Civilsamhällesportalen är en digital tjänst som hjälper föreningar att hitta och söka bidrag från många olika bidragsgivare – på regional, nationell och internationell nivå.
Genom portalen kan du enkelt hålla koll på aktuella bidrag, deadlines och ansökningar. Tjänsten uppdateras dagligen och samlar utlysningar från bland annat myndigheter, regioner, EU, stiftelser och företag.
I portalen kan du bland annat:
- hitta och följa tusentals aktuella bidrag
- få notiser om nya bidrag som passar din förening
- planera och hantera projekt och ansökningar
- hålla koll på deadlines i en tydlig kalender
- samarbeta med partners och kollegor
- ta fram statistik och följa upp resultat
För att använda tjänsten behöver du skapa ett konto. I portalen finns även återkommande digitala utbildningar som visar hur du använder verktyget.
Civilsamhällesportalen innehåller inte Värnamo kommuns egna föreningsbidrag. De söks via kommunens ordinarie bidragssystem.
Mer information och ansökan finns på civilsamhällesportalens webbplats:
Hållbart evenemang
Vi uppmuntrar alla som arrangerar evenemang i Värnamo kommun att tänka hållbart.
Att arrangera hållbara evenemang handlar om att ta ansvar för miljö, sociala värden och ekonomi: före, under och efter genomförandet. Att miljömärka ditt evenemang visar att du tar ansvar. Det stärker både engagemanget hos dina medarbetare och intresset från besökare och möjliga sponsorer.
Vår checklista ger dig tips och råd om hur du som arrangör kan göra ditt evenemang mer hållbart.
- Ställ ut återvinningsstationer där det behövs.
- Satsa på ekologisk och miljömärkt mat och dryck.
- Skippa engångsartiklar och servera kranvatten istället för flaskvatten.
- Tipsa deltagarna om kollektivtrafik, samåkning eller andra miljövänliga sätt att ta sig till ert evenemang.
- Stäng av elektronisk utrustning när den inte används.
Evenemangshandbok
Information på denna sida är sammanställt i en evenemangshandbok. Evenemangshandboken är till för att ge dig stöd, tips och vägledning i din planering för att du ska kunna skapa ett väl genomfört, besökt och säkert evenemang.
5 anledningar att arrangera ditt evenemang i Värnamo
- Strategiskt läge med smidiga kommunikationer
Värnamo ligger mitt i södra Sverige, längs E4 och väg 27 – med god tillgänglighet för publik och deltagare. - Moderna scener och flexibla miljöer
Här finns scener, arenor, parker och centrala mötesplatser för allt från konserter till idrott och familjeaktiviteter. Du väljer plats, vi har möjligheterna. - Erfarenhet och samverkan
Värnamo har lång erfarenhet av att arrangera både stora och små evenemang. Här finns en stark samarbetskultur mellan kommun, föreningsliv och näringsliv som gör det tryggt och smidigt att genomföra ditt arrangemang. - Boende för alla behov
Hotell och andra boendealternativ ger god kapacitet för både besökare och medverkande, oavsett om det gäller en natt eller en hel helg. - Tillgängligt, effektivt och nära
I Värnamo är avstånden korta. Arenor, boende, restauranger och service ligger nära varandra, vilket förenklar logistiken och skapar en positiv upplevelse för både arrangör och besökare.
Exempel på tidigare evenemang i Värnamo
- Digiloo: musikshow med 6000 besökare, utomhus centralt i Värnamo
- Svenska Mästerskapen i Mountainbike (SM) på Borgen Outdoor som central arena
- SM i brassband / Svenska Brassbandfestivalen
- Jobb GPS: södra Sveriges största jobb‑ och utbildningsmässa, ca 3000 besökare, Gummifabriken
- Värnamo Filmhistoriska Festival, 3 500 besökare
Kontakt
Om du har frågor eller funderingar kan destinationsenheten, eller arena- och fritidsservice hjälpa dig med praktiska frågor kring ditt evenemang.
