Hur går en upphandling till?

1.     Planering

1.1   Behovsanalys
En offentlig upphandling inleds med en identifiering av ett behov och en analys av hur behovet kan tillgodoses. Upphandlingen planeras därefter varvid bland annat en beräkning av kontraktets totala värde ska göras.
1.2   Förfrågningsunderlaget 
Förfrågningsunderlaget är det underlag för anbud som en upphandlande myndighet tillhandahåller en leverantör inför en upphandling. Till förfrågningsunderlaget hör även de handlingar som kompletterar det. Den väsentligaste uppgiften i förfrågningsunderlaget är att ange föremålet för upphandlingen, som ska anges preciserat och begripligt. Stor vikt läggs på att förfrågningsunderlaget skall vara fullständigt och tydligt. Om en leverantör inte förstår eller anser att förfrågningsunderlaget är oklart bör den upphandlande myndigheten kontaktas för ett eventuellt förtydligande.
Ett förfrågningsunderlag består av:
krav på leverantören tekniska specifikationer , utvärderingsgrunder  samt kommersiella villkor och administrativa bestämmelser  

2.     Upphandlingsprocessen

2.1   Annonsering
I princip ska all offentlig upphandling annonseras. Annonseringen görs på olika sätt beroende på vilket upphandlingsförfarande som tillämpas och valet av förfarande avgörs av upphandlingens beräknade värde, typ av upphandlande myndighet och kategori av tjänst. Direktupphandlingar behöver inte annonseras och annonsering behöver inte heller ske i vissa särskilt i lagen angivna situationer vid förenklat förfarande och vid förhandlat förfarande.

2.2   Anbudsgivning
Den upphandlande myndigheten ska ange hur ansökningar (i annons) och anbud i övrigt (i annons eller förfrågningsunderlag) ska lämnas. Anbud till Värnamo kommun lämnas i de allra flesta fall i Eniro upphandling, vilket är det upphandlingssystem som används. Anbudsansökningar och anbud omfattas av så kallad absolut sekretess fram till det att den upphandlande myndigheten beslutat att tilldela ett kontrakt till antagen leverantör/leverantörer.

2.3    Kvalificering (Kontroll av leverantörers lämplighet)
Anbudsgivarens lämplighet granskas utifrån de krav som ställts i förfrågningsunderlaget eller annonsen/kvalifikationsunderlaget avseende leverantörens ekonomiska ställning och tekniska och yrkesmässiga kapacitet.

 
        Uteslutning av leverantör
Vissa omständigheter ska leda till uteslutning av en leverantör medan andra omständigheter får leda till en uteslutning. Det finns en skyldighet för upphandlande myndigheter att utesluta en leverantör om den upphandlande myndigheten får kännedom om att leverantören enligt en lagakraftvunnen dom gjort sig skyldig till viss ekonomisk brottslighet, om leverantören är försatt i konkurs eller likvidation eller att leverantören är dömd för brott avseende yrkesutövningen enligt en lagakraftvunnen dom.

2.4   Utvärdering av anbud
Den upphandlande myndigheten tilldelar kontraktet enligt den utvärderingsgrund som har angivits; antingen det anbud som är det ekonomiskt mest fördelaktiga för den upphandlande myndigheten eller det anbud som har lägsta pris.

2.5   Tilldelningsbeslut
Tilldelningsbeslutet med skäl lämnas till samtliga anbudsgivare. Efter att tilldelningsbeslut har fattats och tilldelningsbesked skickats, börjar tidsfristen på tio dagar att löpa. Under denna period finns möjlighet att ansöka om överprövning.

 
3.     Avtalsperioden

3.1   Avtal/Beställning
Avtal/ Beställning av den upphandlade varan eller tjänsten.

3.2   Uppföljning
Uppföljning av avtal med respektive leverantör.