Inköpspolicy

I begreppet upphandling innefattas köp, leasing, hyra eller hyrköp av varor, tjänster eller byggentreprenader. Upphandlings-processen skall präglas av effektivitet, kompetens och samverkan, där en god totalekonomi skall vara målet.

Inköpsverksamheten skall bygga på objektivitet, affärsmässighet och konkurrens.

• För att uppnå detta fordras att kommunen har en organisation som har god samarbetsförmåga och ett enhetligt, kompetent och affärsetiskt korrekt uppträdande
• Kommunens inköpsverksamhet skall vara så organiserad att inköpspolicyns mål uppfylls

Kommunen skall ha en helhetssyn på upphandlingar och ta tillvara de vinster som följer av en samordning av kommunens behov.

• Kommunen skall alltid tillämpa en gemensam hållning i upphandlingsfrågor med avseende på lagen om offentlig upphandling, miljöfrågor med mera.
• Inköpssamverkan med kommuner eller andra myndigheter bör utnyttjas där affärsmässiga fördelar kan uppnås.
• Kommunens enheter är skyldiga att känna till och använda de upphandlingsavtal (ramavtal) som finns tillgängliga.

All upphandling skall ske enligt gällande lagar och bestämmelser och enligt kommunens särskilda krav.

• Fastställda beloppsgränser för anskaffnings- och inköpsbeslut (delegation) skall följas.
• Kommunfullmäktiges fastställda riktlinjer för när direktupphandling får tillämpas och inom vilka belopp skall följas.
• Kommunen skall tillämpa den policy som antagits för miljöanpassad kommunal upphandling, och välja det mest miljöanpassade alternativet inom ramen för LOU.
• Det är inte förenligt med kommunens policy att använda sig av tillfälliga erbjudanden och/eller leverantörer och därvid göra avkall på beslutade kravspecifikationer och/eller befintliga avtal.

All upphandling skall ske i nära samverkan mellan inköpsavdelningen och användare.

• Representanter för användarna skall ingå i samrådsgrupper med uppgift att föra fram synpunkter och önskemål inför en upphandling.
• Om det finns synpunkter på avtalen, skall användaren snarast informera Inköpsenheten.
• Användarna skall ge förslag på nya avtal för varor och tjänster som kan vara av intresse. För att inköpshanteringens grundmål - att ha "rätt vara/tjänst, till rätt pris, på rätt plats, i rätt tid" - skall kunna uppnås är det nödvändigt att alla som deltar i inköpsprocessen har samma grundsyn och därtill god kännedom om gällande lagstiftning, policyn och de anvisningar och rutiner som gäller för inköp.

Kommunen är en upphandlande enhet enligt LOU.

• Upphandling är en strategisk uppgift, där kommunstyrelsen har det yttersta juridiska ansvaret.
• Respektive nämnd ansvarar för att upphandling sker enligt LOU:s bestämmelser.
• För kommunövergripande ram- och rabattavtal ligger ansvaret hos kommunstyrelsen, vilka tecknas av inköpsavdelningen.
• För förvaltningsspecifika ramavtal ansvarar respektive nämnd, avtal tecknas av inköpsavdelningen i samråd med förvaltningen.
• Varje nämnd och styrelse kan delegera rätten att fatta inköpsbeslut till annan, beslut skall delges resp nämnd/styrelse.
• Innan inköpsbeslut fattas, skall inköpsavdelningen beredas tillfälle att yttra sig och/eller närvara vid behandlingen av inköpsärenden i nämnder och styrelser. Utvecklingen inom Elektronisk handel skall följas och upphandlings-/inköpsprocesserna skall anpassas därefter. Som ett stöd till policyn finns ytterligare anvisningar och rutiner för Värnamo kommuns upphandling som fastställs och revideras av kommunstyrelsen.